Preguntas frecuentes

PHcol es una plataforma web (Accesible desde cualquier dispositivo con internet) para administrar propiedades horizontales: condominios, edificios y conjuntos residenciales. Reúne en un solo panel el inventario de tus PHs —propietarios, residentes, unidades, vehículos y mascotas— junto con indicadores, etiquetas y comunicados masivos, reemplazando las planillas y los correos sueltos.

Está pensado para administradores profesionales, consejeros de las PHs y empresas de administración que gestionan una o varias propiedades horizontales. También es ideal para administradores independientes que quieren dejar atrás las planillas en Excel.

Sí. PHcol es multi-PH: desde un único panel entras a tu empresa administradora y cambias entre las propiedades horizontales que gestionas con un clic. Las secciones y los indicadores se adaptan automáticamente a la PH seleccionada.

No. PHcol es una aplicación web: solo necesitas un navegador y tu cuenta de usuario. Puedes acceder des un computador, tablet o teléfono móvil. No hay instalaciones, respaldos manuales ni actualizaciones que gestionar, y tienes disponibilidad inmediata.

En la opción “Iniciar sesión”, selecciona “Crear una cuenta” y registra la cuenta administradora. A continuación, crea tu primer PH, define su estructura (tipos de unidad) e indica si cuenta con divisiones como torres, bloques u otras agrupaciones. Finalmente, carga la información de forma masiva mediante las plantillas disponibles o, si lo prefieres, realiza el registro manualmente.

Una unidad es un tipo de espacio que compone a la PH, por ejemplo un apartamento, un parqueadero o una bodega. Cada unidad tiene un número o nombre que la identifica y puede estar asociada a un propietario y a uno o varios residentes, vehículos y mascotas.

La unidad principal es aquella donde habitan los residentes (por ejemplo, casa o apartamento).

No. Puedes cargar la información por unidad y a tu propio ritmo. Los paneles de "Unidades sin propietario" y "Unidades sin residentes" te muestran exactamente qué falta por completar, para que el inventario vaya quedando regularizado.

Sí. PHcol permite cargar la información de tu comunidad mediante plantillas simplificadas. El sistema valida los datos y previene duplicados por tipo y número de documento, para que el directorio quede limpio desde el inicio.

El panel muestra una fotografía en tiempo real de tu PH: la composición (total de unidades por tipo), el estado de ocupación (con propietario, en renta y no habitada), los pendientes (unidades sin propietario y sin residente), los habitantes, y los totales de vehículos y mascotas, con un gráfico del estado de ocupación.

Clasifica cada unidad en tres estados: "Propietarios" (unidades donde reside su propietario), "En renta" (arrendadas) y "No habitada" (desocupadas). Es la respuesta rápida a la pregunta clásica del administrador: ¿cómo está mi edificio hoy?.

Desde la gestión del módulo correspondiente (Propietarios o Residentes) activas las marcas "Unidad rentada" y "Unidad habitada". Si desmarcas una unidad como rentada o no habitada, el sistema te lo confirma antes de retirar a los residentes actuales, para evitar errores.

Son dos paneles de control: "Unidades sin propietario asignado" y "Unidades sin residentes asignados". Te ayudan a detectar y regularizar la información que falta, de modo que ninguna unidad quede fuera del inventario o de los comunicados.

Sí. Un propietario puede ser una persona natural (con nombres y apellidos) o una empresa (por su razón social). En ambos casos registras sus datos de contacto con marcas de contacto principal y puedes clasificarlo con etiquetas personalizadas.

El sistema identifica a cada persona por tipo y número de documento. Si al buscar encuentras un registro existente, PHcol te avisa y te permite asociarlo a la unidad en lugar de crearlo de nuevo.

Sí. Un mismo propietario (o empresa) se puede asociar a varias unidades, e incluso se puede asignar como propietario de otra unidad desde su registro. Así también puedes ver todas las propiedades asociadas a esa persona.

Retiras al propietario anterior de la unidad y asignas al nuevo. Si el nuevo ya está registrado en el sistema (lo reconocerás por su documento), solo lo asocias; si todavía no existe, lo creas y se vincula directamente a la unidad.

El propietario es quien tiene el título de la unidad; el residente es quien la habita. Una misma persona puede ser propietaria y residente a la vez, o solo una de las dos. Cada uno se registra en su módulo y se relaciona con la unidad correspondiente.

"Responsable" marca al residente cabeza de la unidad (la persona de referencia ante el PH). "Comunicados" (contactable) indica si el residente puede recibir los comunicados. Con estos dos atributos puedes controlar quién representa a cada unidad y a quién llegan los avisos.

Desde su ficha tiene una planta de contacto integrada con el teléfono, WhatsApp, correo y la opción de llamada. También puedes llegar a toda tu comunidad o a un grupo específico mediante los comunicados masivos segmentados.

Registras los vehículos por unidad y por placa, con tipo, marca, modelo (línea) y color desde catálogos estandarizados. Desde el dashboard ves los totales por tipo de vehículo para saber cuántos carros, motos u otros tiene tu PH.

Registras las mascotas por unidad indicando tipo, raza, género y fecha de nacimiento. Esto te permite cumplir y verificar las políticas del PH (por ejemplo, razas autorizadas) y ver en el dashboard el total de mascotas por tipo.

Siguen existiendo en tu inventario estructural y quedan visibles en los paneles de pendientes ("Unidades sin propietario" y "Unidades sin residentes"), para que sepas de inmediato qué falta por regularizar.

Las etiquetas son clasificadores con nombre y color que aplicas a propietarios y residentes (por ejemplo "Consejeros" o "Comité convivencia"). Puedes consultar todas las personas que tienen una etiqueta específica y usarlas para segmentar tus comunicados.

Usas el redactor de comunicados: escribes el asunto y el mensaje (con editor de formato), eliges los destinatarios y envías en un clic. El sistema extrae los correos válidos de tu inventario y te informa el resultado del envío.

Puedes enviar a toda la PH, solo a propietarios o solo a residentes, a un grupo con etiquetas, a personas por documento, a una división específica (Ej: Torre A) o a una unidad específica (con la opción de dirigirlo solo a sus propietarios o residentes). También puedes combinar destinatarios para cada comunicado.

Es una opción del comunicado que habilita el buzón de respuestas de la PH, para que los destinatarios puedan contestar el correo y las respuestas lleguen a la bandeja de la propiedad horizontal en lugar de perderse en correos individuales.

Sí, puedes configurar cualquier correo y las respuestas de los comunicados llegarán a tu bandeja de entrada.

Sí. Al guardar el borrador, la información se conserva mientras no cierres sesión, y puedes continuarla o reutilizarla cuando lo necesites. El texto utiliza formato enriquecido (HTML) para que los avisos se vean profesionales.

PHcol usa autenticación y seguridad de industria, con control de sesión y cierre de sesión. Cada empresa administradora y cada PH accede únicamente a su propia información.

Por seguridad, la sesión tiene un tiempo de vida. Si caduca, serás redirigido al inicio de sesión para ingresar nuevamente; tu información se conserva intacta y no pierdes el trabajo guardado.

PHcol maneja dos tipos de usuarios: administradores y delegados. Los administradores pueden ejecutar todas las operacioenes en todas las PHs que gestionan. Los delegados tienen acceso limitado a una o varias PHs, con permisos específicos para cada módulo (por ejemplo, solo pueden consultar los vehículos por placa).

Cada administrador puede invitar a los usuarios que necesite, y cada usuario puede tener acceso a una o varias propiedades horizontales.

Sí, en el panel de seguridad puedes asignar un rol al usuario para cada PH, de modo que tenga acceso a unas y no a otras. Por ejemplo, un usuario puede accedar a la PH A y B, pero no a la PH C. Esto permite que cada usuario tenga acceso únicamente a la información que le corresponde.

Sí, PHcol permite crear roles personalizados con permisos específicos para cada módulo, de modo que los ronderos puedan consultar únicamente la información que necesitan en una PH específica sin tener acceso a otros datos sensibles.

Sí. Puedes darle acceso a un usuario por un tiempo limitado (fecha y hora de expiración), y el sistema revoca automáticamente el acceso cuando vence el plazo. Esto es útil cuando se necesita que un usuario realice un reempazo temporal o una auditoría en la PH, y no quieres que tenga acceso permanente a la información.

Sí. Puedes invitar a otros usuarios administradores o transformar un usuario delegado en administrador, para que puedan gestionar la cuanta Administradora mientras estás ausente. Esto permite que la administración de las PHs continúe sin interrupciones y garantiza que siempre haya alguien con los permisos necesarios para tomar decisiones importantes.

Sí. En cualquier momento puedes cambiar el perfil de un usuario de administrador a delegado, y viceversa. Esto te permite ajustar los permisos y el nivel de acceso según las necesidades de tu equipo y la estructura de la cuenta administradora.

El cargo base mensual es de $15.000 COP, fijos, independientemente del tamaño de tu propiedad horizontal.

El valor por unidad principal al mes depende del rango: 1 a 99 unidades cuestan $500 cada una, 100 a 299 cuestan $250, 300 a 699 cuestan $100, y 700 en adelante cuestan $55.

El costo total mensual se calcula así: cargo base ($15.000) + (unidades principales × tarifa del rango correspondiente) + (usuarios extras × $10.000).

No, el primer usuario administrador es gratis. Cada usuario adicional cuesta $10.000 COP al mes.

Sí, si pagas el año por adelantado recibes un 5% de descuento sobre el total de tu suscripción.

Sí, toda cuenta administradora nueva disfruta 3 meses gratuitos: el primer año pagas solo 9 meses.

Sí, el rango se ajusta automáticamente según la cantidad de unidades principales registradas en tu propiedad horizontal.

Sí, usa el simulador en la página de precios para conocer el valor mensual y anual de tu suscripción.